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Date: 2016-02-01

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016

Todos los días repetimos tareas en nuestro trabajo que requieren de mucho orden y disciplina para que salgan bien: agregamos reuniones y responsabilidades en nuestra agenda, tomamos notas, y compartimos documentos tantas veces a la semana que se convierten en gran parte de nuestro trabajo, en lugar de estar haciendo lo que nos hace expertos en nuestras áreas. En esta era digital, las aplicaciones vienen a ayudarnos con esto.

A veces sentimos que no somos tan productivos como podríamos, pues invertimos mucho tiempo buscando notas o tratando de darle seguimiento a un tema con un cliente o proveedor. Algunas personas tienen un don especial para ser ordenadas o tienen una memoria increíble para saber dónde anotaron algo o cuál es su disponibilidad en la agenda de la semana. Por dicha, para el resto de nosotros —que tal vez somos la mayoría— existen varias apps que nos ayudan con estas tareas. Aquí les presentamos nuestras top 10 aplicaciones para ser más eficientes en el trabajo.

1. Outlook: correo y calendario como siempre lo hemos deseado

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Outlook

Hace un tiempo, Outlook no hubiera estado en esta lista, pero tras la adquisición de Acompli por Microsoft, esta aplicación se convirtió en la mejor herramienta para revisar el correo. No se limita solo a eso, sino que incorpora un calendario y sistema de archivos. Es importante saber que en esta aplicación se puede configurar prácticamente cualquier cuenta de correo, no se limita a cuentas de Microsoft. Está disponible en todos los sabores: iPhone, iPad y Apple Watch.

Precio: Gratis.

2. Sunrise: calendario simple y más útil que nunca

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Sunrise

Sunrise nació como un proyecto de dos diseñadores que trabajaban en Foursquare y se convirtió
rápidamente en el calendario inteligente más fácil de usar y con más integraciones. Permite centralizar varias cuentas para ver en un solo calendario todo lo que está planeado en el día. Incluso agrega información útil como el clima y los mapas para las reuniones. El año pasado Microsoft compró esta aplicación y planean copiar todas sus funciones en el app de Outlook, pero de momento si lo que interesa es solo un buen calendario, esta es la mejor opción.

También existe la aplicación para la computadora, de manera que se puede tener acceso a la misma información tanto en el escritorio como en la palma de la mano sin sentir la diferencia. Se puede descargar en el iPhone, iPad, Apple Watch, Android, Mac y web.

Precio: Gratis.

3. Evernote: todas las notas en un lugar y fácil de encontrar

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Evernote

Querida por muchos sin ser odiada por nadie —hasta el momento—, tenemos a Evernote. Esta
aplicación es maravillosa para guardar cualquier nota, imagen, link, documentos, o incluso checklists. La gran ventaja es que encontrar las notas es muy fácil, ya que se pueden organizar por “cuadernos” y etiquetas. Entonces para no perder alguna nota lo único que hay que hacer es guardarla en Evernote.

Aparte de ser un buen organizador, permite anotar cualquier comentario, dibujar sobre imágenes y compartir notas. Cualquier persona puede estar tranquila de su accesibilidad, porque también existe la aplicación para computadora con todas las notas sincronizadas. Está disponible para iPhone, iPad, Apple Watch, Mac y Android.

Precio: Gratis.

4. Letterspace: la manera más limpia y rápida para tomar notas

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Letterspace

Letterspace es especial para tomar notas y hacer checklists. Esta aplicación no tiene tantas opciones como Evernote, y por ello puede resultar atractiva para quienes están interesados únicamente en escribir. También es útil tener Evernote para organizar los quehaceres del trabajo y tener, de manera adicional, un app como este para escribir ideas, ensayos o artículos.

La aplicación consigue hacer que la escritura en un dispositivo móvil sea menos tediosa de lo normal. Para esto, cuenta con una barra que, al deslizar el dedo, permite mover el cursor por el texto. Para organizar las notas se usan hashtags (ej: #idea) o “mentions” (@martin), como si fueran etiquetas. Esta app está disponible para iPhone, iPad y Mac.

Precio: $4.99.

5. Day One: un diario para no perder ideas

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Day One

Day One es una aplicación que ayuda a crear el hábito de escribir diariamente. Para efectos de
trabajo resulta bastante útil porque es otra opción para guardar notas. No es tan fácil encontrar apuntes específicos como con Evernote o Letterspace, ya que Day One las organiza por fecha; por lo que es más útil para apuntar ideas y no tanto minutas de reuniones. Una forma de usarla es a manera de diario –aunque no se incluyan escritos todos los días– anotando ideas o conclusiones a raíz de las experiencias del día. Esta también está para iPhone, iPad, Apple Watch y Mac.

Precio: $4.99.

6. Dropbox: subir, sincronizar, respaldar y compartir

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Dropbox

Disponible desde el 2009, Dropbox se ha convertido en una aplicación esencial en los dispositivos móviles por permitir tener acceso a documentos sincronizados con nuestra computadora. En sus inicios, Dropbox ofrecía una manera muy sencilla de respaldar documentos en la nube, servicios que ahora también nos ofrecen iCloud y Google Drive. Sin embargo, Dropbox sigue siendo la mejor opción porque está disponible para cualquier sistema operativo: OS X, Windows, iOS y Android.

Precio: Gratis.

7. GoodReader: leer, anotar y firmar documentos sin tener que encender la computadora

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Goodreader

A veces el éxito en ser eficiente es poder responder inmediatamente. Si la respuesta requiere revisar, hacer una anotación, corregir o firmar un documento, GoodReader es la mejor opción. Lee archivos en formato de PDFs, documentos de Microsoft Office y archivos de imagen, video y audio. También se integra con Dropbox, Google Drive, OneDrive y otros. No hay mucho más que explicar: si no quiere depender de la computadora para revisar documentos y quiere poderlo hacer en cualquier momento, no dude en utilizar esta aplicación. Está disponible para iPhone y iPad.

Precio: $4.99.

8. Evernote Scannable: la manera correcta de tomarle fotos a pizarras o documentos

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Evernote Scannable

Todos hemos tomado fotos de pizarras o documentos, pero es increíble cómo esta aplicación facilita esa tarea. Si le tomamos una foto a un documento, la optimiza automáticamente con el balance de color, ajusta el tamaño del documento, la rotación e incluso remueve las arrugas que el papel pudiera tener. Y también es inteligente: al tomarle una foto a una tarjeta de presentación, identifica el nombre, e-mail, teléfono y saca de LinkedIn la foto de la persona. Definitivamente es una app para la próxima vez que debamos tomarle fotografías a un documento. Disponible para iPhone y iPad.

Precio: gratis.

9. Slack: comunicación y notificaciones en un solo lugar

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Slack

Slack es para power users. Tiene muchísimas integraciones y ese es precisamente su fuerte.
¿Qué hace? Centraliza la comunicación entre equipos (o canales) de manera que en un solo lugar tenemos chat y las notificaciones de otros servicios como Dropbox, por ejemplo cuando alguien sube un nuevo archivo asociado al canal o cuando alguien completa una tarea en el sistema de proyectos que estén usando (por ejemplo Asana).

Definitivamente vale la pena probarlo, pero sin duda es una gran ayuda si en el trabajo se usan diferentes sistemas independientes y se quiere centralizar toda esa actividad y notificaciones en un solo lugar. Aquí hay un video que ilustra lo que Slack es: un servicio en la nube que cuenta con versión web y aplicación para computadora, pero se puede descargar también en iPhone, iPad, Apple Watch, Android y Mac. Precio: Gratis.

10. Trello: existen dos tipos de personas, las que no conocen Trello y los que no se imaginan la vida sin él

Las mejores aplicaciones para ser más productivo en el 2016: Trello

A veces es un poco complicado darle seguimiento a tareas por correo electrónico, especialmente cuando dentro de un correo se tocan varios temas y algunos dependen de diferentes personas. Trello viene a organizar un poco la comunicación para poderla trabajar ítem por ítem, propiciando la colaboración y con una manera intuitiva para ordenar las tareas por estado en diferentes columnas. Se basa en el paradigma kanban para administrar proyectos, creado por Toyota en los 80’s, de manera que utiliza una metodología que está más que probada y ha demostrado ser muy ágil. Trello permite incluso adjuntar archivos, mencionar a otros usuario en los comentarios y poner fechas límites.

Debido a su versatilidad, los usuarios han llegado a usar esta aplicación no solo para proyectos sino también para crear listas de películas por ver o compartir políticas de la empresa entre sus colaboradores. Esto le ha conseguido a Trello más de 10 millones de usuarios con un crecimiento importante durante los últimos dos años. Esta app es, en realidad, también un servicio web, pero puede descargarse en iPhone, iPad y Android.

Precio: gratis.

Aplicaciones hay para todos los gustos.

Como puede verse, hay varias aplicaciones que sirven para lo mismo, por ejemplo para manejar calendarios y el correo. Es cuestión de probar y seleccionar la que mejor se adapte a nuestro flujo de trabajo y necesidades. ¿Tiene alguna aplicación que lo haga más productivo en el trabajo que no se haya mencionado aquí?

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